ประกาศ บริษัทเกร๊ต อิสเทอร์น ดรั๊ก จำกัด
เรื่อง นโยบายความเป็นส่วนตัวและระเบียบปฏิบัติการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
บริษัทเกร๊ต อิสเทอร์น ดรั๊ก จำกัด มุ่งมั่นที่จะปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลและความเป็นส่วนตัวของพนักงานอย่างเคร่งครัดโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อความคุ้มครองของกฏหมายต่อการถูกแทรกแซงในความเป็นส่วนตัว ครอบครัว ที่อยู่อาศัย การสื่อสาร การลบหลู่เกียรติยศและชื่อเสียง และให้ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานได้รับการเก็บรักษาอย่างถูกต้อง ปลอดภัยและใช้งานโดยสุจริต เคารพการปกป้องสิทธิมนุษยชน ตลอดจนให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถปฏิบัติหน้าที่ กำกับดูแลงานในความรับผิดชอบอันเกี่ยวเนื่องกับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานให้ดำเนินไปโดยชอบด้วยกฎหมาย และถูกต้องตามจริยธรรมในการปฏิบัติงานขององค์กร และเพื่อให้เป็นไปตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 บริษัท ฯ จึงได้กำหนดแนวทางและนโยบายเพื่อเป็นหลักในปฏิบัติการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ดังต่อไปนี้
1. วัตถุประสงค์
บริษัท ฯ อาจใช้ข้อมูลที่รวบรวมไว้สำหรับการดำเนินงานภายหน้าตามที่ต้องการหรือได้รับอนุญาตตามกฎหมาย ข้อตกลง สัญญาจ้าง การรักษา การปกป้อง ตรวจสอบการใช้และปรับปรุงระบบงานด้านการบริหารงานพัฒนาทรัพยากรบุคคลและการพัฒนาองค์กร รวมทั้งปรับปรุงสภาพการจ้างใหม่ ๆ ดังนี้
1.1 เพื่อดำเนินกิจการ การพัฒนา การฝึกอบรม การสำรวจใด ๆ อันเกี่ยวกับสิทธิประโยชน์สวัสดิการ และสภาพการจ้างที่พนักงานยินยอมให้บริษัท ฯ ดำเนินการให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ดังกล่าว เพื่อส่งข้อเสนอ สื่อสาร แจ้งข่าวสาร ทวนสอบหลักเกณฑ์ เงื่อนไขและวิธีการเกี่ยวกับสิทธิประโยชน์ สวัสดิการ ข้อตกลง เกี่ยวกับสภาพการจ้าง และสัญญาตามเงื่อนไขหลักเกณฑ์เฉพาะเรื่องนั้น ๆ ที่พนักงานสามารถเข้าถึงสิทธิได้ ซึ่งเป็นไปตามความยินยอม ข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้าง สัญญาจ้าง รวมถึงข้อมูลดังกล่าวของบริษัท ฯ ในเครือ และหุ้นส่วนธุรกิจที่มีผลกระทบต่อพนักงาน
1.2 เพื่อส่งข่าวสารของบริษัท ฯ ให้พนักงานทราบถึงโปรแกรมการบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคล การอบรม ประชุม สัมนาต่าง ๆ ที่จะมีขึ้น
1.3 เพื่อดำเนินการวิเคราะห์ด้านสิทธิประโยชน์ สวัสดิการ สภาพการจ้าง ความพึงพอใจ ความคิดเห็นข้อเสนอแนะ การสัมภาษณ์ การสอบถามเรื่องต่าง ๆ ในขอบเขตเฉพาะเมื่อยังมีสภาพเป็นพนักงานอยู่กับบริษัท ฯ
1.4 เพื่อป้องกันกิจกรรมที่อาจผิดกฏหมายหรือไม่ได้รับอนุญาต หรือไม่สอดคล้องกับข้อตกลงสัญญาจ้างและสำหรับกิจกรรมภายในบริษัท ฯ
1.5 เพื่อให้สอดคล้องตามกฏระเบียบข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน และข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้างรวมถึงสิทธิฝ่ายจัดการของบริษัท ฯ ในการดำเนินธุรกิจและการจ้างงาน
1.6 เพื่อการโอน เก็บรักษา และประมวลข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานที่บริษัทได้รวบรวมจากพนักงานไว้ที่สำนักงานของบริษัท ฯ ในประเทศไทยและบริษัทในเครือ รวมถึงปลายทางระหว่างประเทศเพื่อความจำเป็นสำหรับการประมวลผลตามหลักปฏิบัติมาตรฐานทางธุรกิจ สิทธิประโยชน์ สวัสดิการ สภาพการจ้าง ข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้าง และสัญญาจ้าง
1.7 เพื่อการประมวลผลข้อมูล บันทึก รักษา และใช้ข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวกับการสมัครงาน กระบวนการสรรหาการคัดเลือก ตลอดจนการทำสัญญาจ้าง สิทธิประโยชน์สวัสดิการและการดำเนินเกี่ยวกับประกันสังคม
2. ชนิดของข้อมูลส่วนบุคคลและวัตถุประสงค์ของข้อมูล
ข้อมูลส่วนบุคคลหมายถึง ข้อมูลซึ่งทำให้สามารถระบุตัวบุคคลนั้นได้ไม่ว่าทางตรงหรือทางอ้อม เช่น ชื่อ-สกุล, เพศ,รหัสพนักงาน, วันเดือนปีเกิด, ที่อยู่, เลขบัตรประชาชน, เชื้อชาติ, ศาสนา, ข้อมูลสุขภาพ, หมายเลขโทรศัพท์, อีเมล์ (e-mail), ประวัติอาชญากรรม และข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการให้กรอกในแบบฟอร์มใบสมัครงานหรือในแบบฟอร์ม สิทธิประโยชน์ สวัสดิการ ต่าง ๆ เป็นข้อมูลที่จำเป็น หากพนักงานไม่ให้ข้อมูลดังกล่าว บริษัท ฯ จะไม่สามารถดำเนินการตามสัญญาจ้างและข้อตกลงได้ รวมถึงขั้นตอนการลงทะเบียนใด ๆ ที่จำเป็นไม่อาจเสร็จสมบูรณ์ได้ หรือไม่สามารถดำเนินการคำขอของพนักงาน/หรือมอบสิทธิ ประโยชน์ สวัสดิการ สภาพการจ้าง กระบวนการสรรหาคัดเลือก หรือบริการอื่น ๆ รายการข้อมูลส่วนบุคคลและเหตุผลที่จําเป็นให้เป็นไปตามเอกสารที่บริษัทกําหนด ดังนี้
2.1 ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน ที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัท ฯ จะต้องเก็บรวบรวม ใช้ เปิดเผยในการปฏิบัติงานตามหน้าที่ ได้แก่ ชื่อ-สกุล, ที่อยู่, เลขบัตรประชาชน, เชื้อชาติ, ศาสนา, ข้อมูลสุขภาพ, หมายเลขโทรศัพท์, อีเมล์ (e-mail), ประวัติอาชญากรรม เบอร์โทรศัพท์, ประวัติการศึกษา, ประวัติการทำงาน และข้อมูลบุคคลในครอบครัว เพื่อประโยชน์ด้านภาษีและสภาพการจ้าง สิทธิประโยชน์และสวัสดิการ รวมถึงที่ซึ่งประกอบเป็นข้อมูลสำหรับการปฎิบัติตามสภาพตามสัญญาจ้างของพนักงานและข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็นในการติดต่อกับหน่วยงานของรัฐ หรือหน่วยงานเอกชนที่ต้องใช้ข้อมูลในการปฏิบัติตามสัญญา หรือตามบทบัญญัติของกฎหมาย
2.2 ข้อมูลส่วนบุคคลอื่น ๆ ของพนักงานที่บริษัท ฯ มีสิทธิขอเพิ่มเติมเพื่อสิทธิประโยชน์และสวัสดิการ ดังนี้
2.2.1 สถานภาพสมรส รายชื่อคู่สมรส บุตร เพื่อจัดสวัสดิการให้เพิ่มเติมหรือเพื่อคํานวณลดหย่อนภาษี
2.2.2 ใบรับรองแพทย์ ผลการตรวจสุขภาพ รูปถ่ายหรือข้อมูลอื่นเกี่ยวกับที่พักอาศัย เพื่อพิจารณาไปเยี่ยมอาการป่วย เยี่ยมการคลอดบุตร หรือช่วยเหลือในกรณีมีความเดือดร้อน รวมถึงเพื่อสร้างความสัมพันธ์อันดีกับครอบครัวของพนักงาน
2.2.3 ทะเบียนรถยนต์ รถจักรยานยนต์ เพื่อการอนุญาตเข้า-ออกพื้นที่ของบริษัท ฯ เพื่อจัดสวัสดิการให้เพิ่มเติม หรือการจัดที่จอดให้ปลอดภัยและเพียงพอ
2.3 ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครงาน ข้อมูลที่ต้องกรอกในแบบฟอร์มใบสมัครงานหรือในแบบฟอร์มทั้งทางออนไลน์และออฟไลน์ตามที่บริษัทจัดเตรียมไว้ เพื่อรับสมัครงานจากผู้สมัครงานและดำเนินตามกระบานการสรรหาคัดเลือก ได้แก่ข้อมูลดังต่อไปนี้
2.3.1 ชื่อ วันเดือนปีเกิด เพศ เพื่อใช้ในการพิสูจน์เอกลักษณ์บุคคล ดำเนินกระบวนการว่าจ้าง รับรองอายุ และป้องกันการสมัครอย่างไม่ถูกต้อง
2.3.2 ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์มือถือ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล บุคคลที่สามารถติดต่อได้ กรณีที่ไม่สามารถติดต่อผู้สมัครงานได้ เพื่อช่องทางการสื่อสาร เพื่อจัดการข้อร้องเรียน
2.3.3 โรงเรียนที่สำเร็จการศึกษา วิชาเอก การสำเร็จการศึกษา ระยะเวลาเข้าเรียน ที่อยู่โรงเรียน สถานการเป็นทหาร เพื่อพิจารณาความเหมาะสมกับการทำงานของผู้สมัครงาน และมีจุดมุ่งหมายป้องกันการสมัครอย่างไม่ถูกต้อง
2.3.4 การเรียนรู้ภาษา รายการประกาศนียบัตร ประสบการณ์ทำงาน รายการศึกษา กิจกรรมนอกหลักสูตร เพื่อพิจารณาความเหมาะสมกับการทำงานของผู้สมัครงาน และมีจุดมุ่งหมายป้องกันการสมัครอย่างไม่ถูกต้อง
3. การเก็บรวบรวม ใช้ การรักษาหรือเปิดเผยของข้อมูลส่วนบุคคล
บริษัท ฯ มีนโยบายในการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลเท่านั้น และจะไม่เก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลจากแหล่งอื่นโดยไม่ได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลและบริษัทจะจัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคล เพื่อป้องกันการสูญหาย การเข้าถึง การใช้ การเปลี่ยนแปลง หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลโดยปราศจากอำนาจโดยไม่ชอบด้วยกฎหมายอย่างข้มงวด ดังนี้
3.1 การเก็บรวบรวม ใช้ การรักษาหรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน
3.1.1 การเก็บ รวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน จะขอความยินยอมจากพนักงาน
3.1.2 บริษัทจะเก็บรักษา ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน เพื่อการปฏิบัติงานตามหน้าที่ของฝ่ายทรัพยากรบุคคลตลอดเวลาที่พนักงานมีสถานะเป็นพนักงานของบริษัท และหลังจากพนักงานสิ้นสภาพการเป็นพนักงานแล้วมีกำหนด 2 ปี หรือตามระยะเวลาเท่าที่จำเป็นตามที่กฎหมายกำหนดและไม่ขัดต่อกฎหมาย
3.1.3 บริษัทจะเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานเท่าที่จำเป็น เมื่อหมดความจำเป็นในการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน หรือหลังจากพนักงานสิ้นสภาพการเป็นพนักงานแล้วมีกำหนด 2 ปี ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานจะถูกลบออกจากฐานข้อมูลที่จัดเก็บตามขั้นตอนการทำลายข้อมูลของบริษัทหากมีเอกสารที่พิมพ์ออกมาจะทำลายด้วยเครื่องทำลายเอกสาร
3.1.4 ข้อมูลส่วนบุคลอื่น ของพนักงาน ที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้รับทราบ ล่วงรู้ หรือได้มาจากแหล่งอื่น หากมีความจำเป็นต้องเก็บรักษา ใช้ หรือเปิดเผยเพื่อการปฏิบัติงาน พนักงานเจ้าของข้อมูลจะได้รับการแจ้งให้ทราบ เพื่อขอความยินยอม
3.1.5 พนักงานรับทราบและให้ความยินยอมในการปฏิบัติงานตามหน้าที่ของฝ่ายทรัพยากรบุคคล ซึ่งต้องใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน ได้แก่ การปฏิบัติงานในหน้าที่ที่เกี่ยวกับกฎหมายคุ้มครองแรงงาน กฎหมายประกันสังคม กฎหมายแรงงานสัมพันธ์ กฎหมายประกันภัย กฎหมายภาษีอากร และกฎหมายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
3.2 การเก็บรวบรวม ใช้ การรักษาหรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครงาน
3.2.1 บริษัทเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครงานในช่วงเวลาที่ผู้สมัครงานใช้บริการที่บริษัทจัดเตรียมให้ บริษัทใช้ข้อมูลส่วนบุคคลโดยมีจุดมุ่งหมาย เพื่อประมวลผลข้อมูล เกี่ยวกับการสมัครงาน การสรรหา การคัดเลือก ตลอดจนการทำสัญญาจ้างและป้องกันการสมัครงานอย่างไม่ถูกต้อง ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครงานที่ถูกลงทะเบียนไว้ ในคอมพิวเตอร์ จะไม่สามารถพิมพ์ออกมาเป็นเอกสารได้ หากไม่เป็นเจ้าหน้าที่และผู้รับผิดชอบดูแลจัดการข้อมูลส่วนบุคคล หรือผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาต
3.2.2 ผู้สมัครงานสามารถขอลบข้อมูลส่วนบุคคลของตน บริษัทจะจัดการให้เสร็จโดยทันทีที่ได้รับแจ้ง และข้อมูลจะถูกลบจากระบบโดยสิ้นเชิงด้วยวิธีที่ไม่สามารถเรียกดูหรือคืนกลับสภาพเดิมได้ ซึ่งข้อมูลนั้นจะไม่สามารถใช้หรือเปิดดูได้อีกต่อไป หากมีเอกสารที่พิมพ์ออกมาจะทำลายด้วยเครื่องทำลายเอกสาร
3.2.3 บริษัทจะทำลายข้อมูลจากฐานข้อมูลที่จัดเก็บตามขั้นตอนการทำลายข้อมูลของบริษัทหากมีเอกสารที่พิมพ์ออกมา จะทำลายด้วยเครื่องทำลายเอกสาร
3.2.4 กรณีที่ผู้สมัครงานเรียกร้องให้แก้ไขข้อมูลส่วนบุคคลที่ผิด บริษัทจะไม่เสนอหรือใช้ข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้องที่ผิด จนกว่าจะมีการแก้ไขเรียบร้อย นอกจากนี้ กรณีที่จัดส่งข้อมูลส่วนบุคคลที่ผิดไปเรียบร้อยแล้ว จะจัดการให้มีการแก้ไขให้ถูกต้องโดยแจ้งผลการแก้ไขให้ทราบโดยไม่ล่าช้า
3.2.5 การเก็บ รวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครงาน จะขอความยินยอมจากผู้สมัครงาน
4. การส่งหรือโอนข้อมูลส่วนบุคคลไปยังต่างประเทศ
การส่งหรือโอนข้อมูลส่วนบุคคลไปยังต่างประเทศ ประเทศปลายทางที่รับข้อมูลส่วนบุคคลต้องมีมาตรฐานการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่เพียงพอ ทั้งนี้ห้ามดำเนินการเก็บรวมรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลนอกเหนือจากที่บริษัทกำหนด และต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่คณะกรรมการประกาศ
5. เจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
บริษัทได้มีการดำเนินการปฏิบัติตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (Data Protection Officer ) เพื่อตรวจสอบการดำเนินการของบริษัทที่เกี่ยวกับการเก็บรวบรวม ใช้ และเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลให้สอดคล้องกับพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 รวมถึงกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล นอกจากนี้บริษัทได้จัดทำระเบียบ คำสั่งให้ผู้เกี่ยวข้องดำเนินการตามที่กำหนดไว้ เพื่อให้การดำเนินงานตามนโยบายการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อย
6. สิทธิของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล
6.1 พนักงานมีสิทธิขอเข้าถึงและขอรับสำเนาข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวกับตน ซึ่งอยู่ในความรับผิดชอบของผู้ดูแลจัดการข้อมูลส่วนบุคคลและผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล
6.2 พนักงานมีสิทธิขอให้ลบ ทำลาย ระงับการใช้ชั่วคราว หรือทำให้ข้อมูลส่วนบุคคลเป็นข้อมูลที่ไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้ หากข้อมูลส่วนบุคคลดังกล่าวหมดความจำเป็น หรือ เป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่ขอถอนความยินยอมแล้ว ตลอดจนมีสิทธิขอแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลให้ถูกต้อง ทันสมัย และสมบูรณ์อยู่เสมอตามที่กฏหมายกำหนดไว้เกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล
6.3 ผู้สมัครงานสามารถบอกเลิกข้อความที่ได้ยินยอมให้เก็บและใช้ข้อมูลส่วนบุคคลในการกรอกใบสมัครงานที่ได้กรอกไปทั้งทางออนไลน์และออฟไลน์ เพื่อบอกเลิกความยินยอม โดยติดต่อติดต่อผู้ดูแลจัดการข้อมูลส่วนบุคคลหรือผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลทางโทรศัพท์ หรืออีเมล์ (e-mail) จะทำลายข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครงานทันทีหลังจากได้รับแจ้ง
7. การร้องเรียน
พนักงานเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลที่ถูกละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลสามารถร้องเรียนต่อคณะกรรมการผู้เชี่ยว ชาญ ซึ่งมีหน้าที่พิจารณาเรื่องร้องเรียนตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 บริษัทได้จัดตั้งผู้ดูแลจัดการข้อมูลส่วนบุคคลและผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงการดำเนินการเกี่ยวกับข้อร้องเรียนที่เกี่ยวข้อง เพื่อรักษาข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานและผู้สมัครงาน เพื่อจัดการความไม่พึงพอใจที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคล และตอบคำถามเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลอย่างรวดเร็ว
8. ความรับผิดและบทลงโทษผู้ละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล
พนักงานผู้ใดละเมิด ไม่ปฏิบัติตามนโยบายระเบียบปฏิบัตินี้ หากมีการเปิดเผย ใช้ ละเมิด ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานผู้อื่น หรือ นําไปใช้ประโยชน์ส่วนตัว เป็นเหตุให้เกิดความเสียหายแก่บริษัทและ/หรือบุคคลอื่นใด อันเป็นการฝ่าฝืนนโยบายและแนวปฏิบัติเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล ถือว่าเป็นความผิดร้ายแรง ผู้นั้นต้องรับโทษตามระเบียบของบริษัท อาจลงโทษถึงขั้นเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยใด ๆ และผู้นั้นต้องรับโทษทางกฏหมายตามความผิดที่เกิดขึ้นต่อไป
9. การทบทวนนโยบาย
บริษัทจะมีการทบทวนนโยบายระเบียบปฏิบัตินี้ อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง หรือกรณีที่กฏหมายมีการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้นโยบายระเบียบปฏิบัติ มีความสมบูรณ์ ทันสมัย
10. การติดต่อกับบริษัท
หากท่านมีข้อสงสัยเพิ่มเติมเกี่ยวกับนโยบายการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล สามารถติดต่อเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่อีเมล์ [email protected]
นโยบายความเป็นส่วนตัวและระเบียบปฏิบัติการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลนี้ให้มีผลตั้งแต่วันที่ 01/06/2022 เป็นต้นไป